Quel est le fonctionnement de l'externalisation administrative chez Easy Admin ?

2) Vous recevez un devis sur-mesure

À la suite de notre rendez-vous, l’équipe d’EasyAdmin vous fait parvenir un devis sur-mesure qui reprend l’ensemble de vos demandes de gestion administrative. Ce devis est gratuit, sans engagement et valable 3 mois. Il vous est envoyé par mail ou voie postale sous 48 heures accompagné des CGV (conditions générales de vente).

Si le devis vous convient, nous vous demandons de nous le retourner daté, signé et accompagné de la mention “Bon pour accord”. Veillez aussi à nous retourner les CGV signées également. La mission ne pourra pas débuter sans ces éléments.

Notez qu’un acompte de 30% vous sera demandé pour tout montant supérieur à 300€ HT.

3) Nous mettons en place des outils et moyens de communication

Afin d’établir une collaboration optimale, nous convenons ensemble du meilleur moyen de transmission des documents et fichiers. Cela peut-être par mail, voie postale, en mains propres ou via une solution Cloud en fonction de votre préférence. Veillez à ce que les documents transmis soient bien lisibles et non tronqués.

Par ailleurs, si vous utilisez des outils ou logiciels spécifiques, il nous faudra prévoir un temps de formation ainsi que la transmission des codes d'accès.

Et si vous n’avez pas d’outil spécifique, nous pouvons vous conseiller dans le choix et la configuration de ces moyens de communication !

4) Nous débutons la réalisation de la mission puis la transmission des livrables

Lorsque les travaux sont terminés, vous les recevez dans les délais impartis convenus ensemble au début de la mission. Nous pouvons vous faire parvenir les documents dans le format qui vous convient le plus :

• Mail

• Courrier postal

• Plateforme Cloud

• Remise en main propre

• Envoi directement au tiers (client, prestataire, salarié•e…)

Vous choisissez également le support que vous préférez, à savoir papier, fichier électronique, CD, clé USB, etc.

Pour les missions dans vos locaux, nous réalisons toutes les tâches que vous nous confiez directement depuis vos outils.

5) Vous recevez la facture EasyAdmin

La facture correspondante à la prestation d’aide administrative réalisée vous est envoyée à la fin de la mission d’externalisation administrative, ou en fin de mois pour les missions régulières.

Un détail du temps passé est toujours joint à la facture.

Vous vous sentez débordé par vos tâches administratives mais vous ne savez pas lesquelles déléguer ? Voici un exercice qui vous prendra quelques minutes et qui vous sera très utile lorsque vous ferez appel aux services d’EasyAdmin.

Faites l'inventaire de ce que vous avez à faire en termes de tâches administratives. Cela peut-être l’édition de devis et de facture, les relances des impayés, le suivi de dossier client, la planification de réunions d’équipe, etc.

Ensuite, listez les tâches en plusieurs colonnes :

• Celles qui vous ralentissent au quotidien,

• Celles qui vous empêchent de développer votre activité,

• Celles que vous n'aimez pas faire,

• Celles dans lesquelles vous manquez d'expertise.

Après avoir réalisé cet exercice, vous pourrez prioriser les tâches que vous souhaitez déléguer à une assistante EasyAdmin et celles que vous pouvez continuer à réaliser.

Notre équipe vous accompagne sur trois pôles :

Comment collaborer efficacement avec votre assistante administrative ?

Une relation de confiance mutuelle

La confiance est un facteur important dans toute relation de travail ! En raison du fonctionnement de l’externalisation administrative, votre assistante sera probablement amenée à voir certaines informations confidentielles, vous devez vous assurer d’être à l'aise avec cela. Bien entendu, EasyAdmin vous certifie de respecter la confidentialité de l'ensemble de vos données.

Découvrez notre article complet sur le rôle et les missions d’un prestataire de services administratifs !

EASYADMIN – EURL PINEL ADMIN

2 rue de la brière 44410 LA CHAPELLE DES MARAIS

Tél 06.42.79.78.76 – contact@easy-admin.fr - www.easy-admin.fr

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