Indicateur 12 Qualiopi : Définition et Mise en Œuvre

Chez EasyAdmin, nous accompagnons au quotidien des acteurs de la formation vers l’obtention de la certification Qualiopi. Notre équipe formée en ingénierie de formation et experte en gestion administrative des centres pédagogiques de formation connaît les indicateurs du Référentiel National Qualité sur le bout des doigts ! Dans cet article, nous vous expliquons les objectifs de l’indicateur 12 Qualiopi et comment y répondre pertinemment lors de l’audit.

Définition de l’indicateur 12 Qualiopi

L'indicateur 12 du Référentiel National Qualité, associé au critère 3, est crucial pour les organismes de formation. Voici sa définition : “Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.”

Il se concentre sur la mise en place et l'application de mesures destinées à encourager l'engagement des bénéficiaires tout en prévenant les ruptures dans leur parcours de formation. Ce faisant, l'indicateur vise à réduire le risque d'échec et d'abandon, contribuant à une expérience d'apprentissage continue et réussie.

Acteurs de la formation concernés

Cet indicateur s'applique à tous les prestataires de formation, y compris les actions de formation continue, les actions de bilan de compétences, la validation des acquis de l'expérience (VAE) et les centres de formation d'apprentis (CFA).

Y’a-t-il des exceptions ?

Aucune exception spécifique n'est stipulée pour cet indicateur, soulignant son importance universelle pour tous les types de formation.

Niveau attendu pour la certification Qualiopi

Les organismes de formation doivent démontrer l'existence et l'application effectives de mesures formalisées pour engager les bénéficiaires. Ces mesures doivent être conçues pour prévenir les interruptions potentielles de parcours de formation, en anticipant les signes de désengagement et en offrant des solutions proactives.

Se préparer à l’audit de certification ou de renouvellement

Au même titre que les autres indicateurs du Référentiel National Qualité, les mesures adoptées par votre organisme pour répondre à l’indicateur 12 sont étudiées lors d’un audit. Rigoureux et précis, cet audit de certification ou de renouvellement doit être préparé en amont. Voici ce que vous devez savoir !

Éléments de preuve

Les éléments de preuve pour vérifier la conformité à cet indicateur peuvent inclure ce type de documents personnalisés et adaptés au parcours de formation :

• Procédures de gestion des abandons et relances systématiques ;

• Registres de communications avec les bénéficiaires ;

• Outils favorisant l'implication active des stagiaires, tels que les documents co-construits ;

• Preuves d'initiatives d'accompagnement spécifique (social, pédagogique) pour les stagiaires en difficulté.

Les questions à se poser avant l’audit

Ne vous laissez pas surprendre lors de l’audit et préparez la réponse à des questions qui pourraient vous être posées. Vous devez être en mesure d’expliquer clairement les processus mis en place par votre centre de formation ainsi que d’apporter des éléments de preuve. Voici des exemples de questions :

• Quelles sont les mesures mises en place pour engager les bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours ?

• Ces mesures sont-elles clairement décrites et formalisées ?

• Comment et quand ces mesures sont-elles appliquées concrètement ?

Non-conformités à éviter

Si une non-conformité mineure ne vous prive pas forcément de la certification visée, cela peut vous empêcher de l’atteindre si vous en cumulez trop. En revanche, une non-conformité majeure est rédhibitoire.

• Non-conformité mineure : Mesures partiellement définies ou appliquées.

• Non-conformité majeure : Absence totale de mesures ou mesures non formalisées et non appliquées, ce qui peut gravement compromettre l'efficacité du parcours de formation.

Optez pour l’audit blanc proposé par EasyAdmin

Pour préparer efficacement les organismes de formation à l'audit de certification Qualiopi, EasyAdmin propose un service d'audit blanc. Ce processus simulateur d'audit permet de :

• Identifier et rectifier les non-conformités avant l'audit officiel ;

• Familiariser les acteurs de la formation avec les procédures d'audit ;

• Assurer que toutes les mesures nécessaires sont non seulement définies mais également correctement mises en œuvre, en lien avec les évolutions du Référentiel National Qualité.

La certification Qualiopi est de plus en plus essentielle pour les acteurs de la formation, car elle conditionne l'accès à des financements publics et mutualisés et garantit la qualité des services. Cette certification confirme l'adhésion aux normes du Référentiel National Qualité, augmentant la compétitivité et la visibilité des organismes de formation tout en répondant aux attentes croissantes des apprenants.

De plus, elle encourage une amélioration continue de la part des centres de formation, essentielle pour maintenir l'efficacité et la pertinence des pratiques pédagogiques.

L'audit blanc d'EasyAdmin sert de répétition générale, permettant aux organismes de formation comme le vôtre d'aborder l'audit de certification avec confiance et assurance, en optimisant vos chances de réussite !

Grâce à la lecture de cet article, vous avez maintenant toutes les informations concernant l’indicateur 12 Qualiopi. À vous de mettre en place son application en respectant les normes du Référentiel National Qualité afin de valider en toute tranquillité la Certification Qualiopi.

Pour plus d'informations sur l'audit blanc et nos autres services d'externalisation administrative, n'hésitez pas à nous contacter. Ensemble, faisons de la certification Qualiopi un levier de succès pour votre organisme de formation !