Le guide complet pour maîtriser l’Indicateur 18 de Qualiopi

L’indicateur 18 Qualiopi reste l’une des étapes importantes pour décrocher la certification, qui garantit la qualité de vos prestations de formation. Rassurez-vous, en suivant les bonnes pratiques et en adoptant une méthodologie claire, vous pouvez répondre facilement aux attentes des auditeurs. Découvrez le guide complet d’EasyAdmin pour maîtriser l’indicateur 18 de Qualiopi.

Qu’est-ce que l’indicateur 18 Qualiopi ?

Définition et objectifs

L’Indicateur 18 Qualiopi vise à garantir une coordination efficace des intervenants dans vos prestations. Il s’agit d’organiser les rôles et les responsabilités de chacun pour assurer une formation de qualité.

Cet indicateur vérifie que toutes les fonctions nécessaires sont bien identifiées et mobilisées.

Il s’inscrit dans les exigences de Qualiopi, qui valorise une gestion structurée et professionnelle des ressources humaines et techniques.

Qui est concerné ?

L’Indicateur 18 s’applique à tous les prestataires de formation soumis à la certification Qualiopi. Il concerne plusieurs types de prestations :

• Actions de formation continue : pour les organismes qui développent les compétences professionnelles ;

• Bilans de compétences (CBC) : pour accompagner les individus dans leurs projets d’évolution ou de reconversion ;

• Validation des acquis de l’expérience (VAE) : pour valoriser l’expérience professionnelle par un diplôme ou une certification ;

• Centres de formation d’apprentis (CFA) : pour les structures qui forment les apprentis en alternance ;

Quel que soit votre domaine, cet indicateur s’applique à l’organisation et à la coordination de vos intervenants.

Pourquoi maîtriser l’Indicateur 18 est essentiel pour votre audit Qualiopi ?

Les risques de non-conformité

Les risques de non-conformité à l’Indicateur 18 peuvent compromettre votre certification Qualiopi.

Une non-conformité mineure peut résulter d’un défaut ponctuel, comme l’absence de coordination pour un intervenant.

Une non-conformité majeure survient en cas de mobilisation insuffisante ou répétée des intervenants.

Ces manquements peuvent entraîner un retard ou un échec de votre certification, impactant directement votre activité.

Le niveau attendu

Le niveau attendu pour l’Indicateur 18 Qualiopi repose sur deux exigences clés.

D’abord, vous devez prouver une coordination efficace entre tous les intervenants, qu’ils soient internes ou externes. Ensuite, il est important de justifier que les compétences mobilisées sont adaptées à vos prestations.

Chaque rôle doit être clairement défini et organisé pour garantir la qualité de vos services.

Comment répondre aux exigences de l’Indicateur 18 ?

Les éléments de preuve attendus

Ces documents permettent de démontrer l’organisation et la coordination de vos prestations. Voici les éléments à préparer :

• Organigrammes fonctionnels : détaillez les rôles et les champs d’intervention ;

• Fiches de poste et CV : montrez les compétences de chaque intervenant ; `

• Contrats : incluez les contrats de travail ou de prestation ;

• Comptes-rendus et plannings : documentez les réunions et la gestion des équipes ;

• Échanges avec les intervenants : conservez les relevés d’e-mails ou de discussions ;

• Pour les prestataires indépendants : prouvez que vous gérez seul toutes les fonctions (fiches détaillées et exemples d’organisation).

Simplifiez vos démarches en structurant bien ces documents dès le départ.

La formalisation de la coordination

La coordination des intervenants doit être claire et organisée.

Formalisez-la en définissant un processus précis : qui fait quoi, quand et comment. Par exemple, créez un tableau de suivi regroupant les rôles, les missions et les échéances de chaque intervenant. Ajoutez-y des outils pratiques comme un planning partagé ou une liste des contacts importants.

Ces documents permettent une vue d’ensemble et assurent une communication fluide.

Astuces pour organiser vos équipes

Utilisez des outils numériques comme Google Calendar ou Slack pour coordonner les plannings et les échanges avec vos équipes. Ces outils permettent une gestion centralisée et facilitent la collaboration.

Pour les intervenants externes, assurez une communication régulière et utilisez des canaux formels, comme des emails. Cela vous garantit la traçabilité des informations et d’éviter toute confusion.

Préparation à l’audit Qualiopi

Questions à se poser

Demandez-vous si la coordination de vos équipes est suffisante et bien structurée. Est-ce que tous les intervenants connaissent clairement leur rôle et leurs responsabilités ?

Vérifiez si cette coordination est bien documentée, avec des preuves concrètes comme des plannings ou des comptes-rendus.

Assurez-vous aussi que la formalisation de cette organisation est assez claire et complète, afin d’éviter toute confusion lors de l’audit.

Les éléments vérifiés par l’auditeur

Lors de l’audit, l’auditeur vérifie les preuves documentaires pour s’assurer que la coordination des intervenants est bien formalisée.

Il examine des éléments comme les organigrammes, les plannings et les comptes-rendus de réunions. Ensuite, il réalise des entretiens avec le personnel pour évaluer la mise en œuvre sur le terrain. Ces échanges permettent de vérifier que les procédures sont respectées et appliquées correctement.

Focus sur la FOAD (Formation à distance)

La FOAD (Formation à distance) nécessite des compétences spécifiques en digital learning. Il est important d’avoir la maîtrise des outils pédagogiques en ligne, comme Moodle ou Zoom.

Les formateurs doivent être capables d’utiliser ces plateformes pour proposer des formations interactives et adaptées.

Le référent numérique joue un rôle important : il veille à la bonne utilisation des outils et accompagne les apprenants tout au long de leur parcours.

Pour conclure, ce qu’il faut retenir sur l’indicateur 18 Qualiopi

Maîtriser l’Indicateur 18 Qualiopi vous permet de répondre aux exigences de la certification tout en assurant une organisation efficace de vos équipes. La coordination des intervenants, qu’ils soient internes ou externes, est importante pour la réussite de vos prestations de formation. En suivant chaque étape de ce guide, vous serez bien préparé pour l’audit et pourrez ainsi éviter les risques de non-conformité.

On vous accompagne

Avec EasyAdmin, obtenez un accompagnement complet pour votre certification Qualiopi. Nous vous aidons à structurer vos processus internes, à créer les indicateurs nécessaires et à préparer votre audit final.

Grâce à nos outils pratiques (notre kit complet et notre kit de la gestion documentaire), audits blancs et check-list des documents requis, nous vous guidons à chaque étape.

En cas de non-conformité, nous vous aidons à rectifier rapidement les problèmes pour garantir votre conformité.

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