Qualiopi Indicateur 30 : Comment réussir le recueil des appréciations ?

La formation fait grandir aussi bien les entreprises que les personnes qui y travaillent. Et derrière chaque projet bien organisé, il y a une présence précieuse : l’assistante formation. Elle planifie, accompagne et s’assure que tout se passe dans les meilleures conditions. EasyAdmin vous fait découvrir le rôle de l’assistante formation, les compétences à cultiver et surtout les meilleures façons de se former.L’indicateur 30 de Qualiopi demande de recueillir les appréciations de plusieurs parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises. C’est un enjeu important pour les organismes de formation. Non seulement pour prouver la qualité, mais aussi pour améliorer les pratiques. EasyAdmin vous explique comment maîtriser l’indicateur 30 Qualiopi et mettre en place un système de recueil simple, efficace et conforme.

Comprendre l’indicateur 30 Qualiopi

Qui est concerné ?

L’indicateur 30 concerne tous les prestataires engagés dans une démarche Qualiopi. Il s’applique à l’ensemble des actions de formation, sans exception : formation continue, bilan de compétences, VAE et CFA.

Chaque activité a ses particularités, avec des publics, des besoins et des retours différents. Un CBC va par exemple nécessiter un suivi plus personnel, alors qu’un CFA devra tenir compte de la voix des apprentis et des entreprises.

Tout le monde est concerné, car cet indicateur invite chaque organisme à écouter, à comprendre et à s’améliorer grâce aux avis reçus.

Pourquoi le recueil des appréciations est-il essentiel ?

Recueillir les appréciations est important pour comprendre ce qui fonctionne et ce qui peut être amélioré. Ces retours servent pour ajuster les pratiques et faire évoluer les formations dans une logique d’amélioration continue.

Ils renforcent également l’image qualité de l’organisme, en montrant qu’il écoute, s’adapte et progresse. Et ils répondent aux attentes des financeurs et des bénéficiaires, qui souhaitent être entendus et voir leurs besoins pris en compte concrètement.

Niveau attendu : que demande réellement Qualiopi ?

Une collecte régulière et structurée

Pour garantir des retours fiables et exploitables, il est important d’organiser la collecte des appréciations de manière régulière et structurée.

La fréquence doit être adaptée à chaque type de partie prenante : un questionnaire à chaud pour les bénéficiaires immédiatement après la formation, et des sollicitations plus espacées pour les financeurs ou les donneurs d’ordre.

Les modalités doivent également être choisies avec soin afin que chacun puisse partager son avis facilement et en toute liberté.

Des dispositifs de relance et d’expression libre

Pour recueillir de vrais retours, rien ne vaut des relances régulières qui rappellent gentiment de donner son avis.

Assurer l’anonymat et la confidentialité aide chacun à s’exprimer sans retenue. Et en multipliant les supports (en ligne, papier ou en entretien) chacun peut répondre comme il le souhaite, simplement et rapidement.

Quelles preuves présenter lors de l’audit ?

Les documents attendus

Parmi les éléments attendus, on retrouve :

• Enquêtes de satisfaction : pour mesurer le ressenti immédiat des bénéficiaires.

• Évaluations à chaud et à froid : à la fin de la prestation et quelques semaines ou mois après.

• Comptes-rendus d’entretiens : notes des échanges avec bénéficiaires, formateurs ou financeurs.

• Analyses et plans d’action : synthèse des retours et actions mises en place pour améliorer vos prestations.

Ces documents permettent de montrer votre sérieux et votre engagement dans une démarche qualité claire et transparente.

Les preuves spécifiques par typologie d’actions

Pour un bilan de compétences, cela passe par la collecte des retours immédiats à la fin de la prestation, afin de mesurer la satisfaction des bénéficiaires. Il est également recommandé de réaliser un suivi à six mois pour évaluer l’impact réel de l’accompagnement sur leur projet professionnel.

Concernant les financeurs, il ne s’agit pas de solliciter un retour après chaque prestation, mais de pouvoir démontrer que vous les avez contactés au moins une fois par an ou que vous avez participé aux webinaires et réunions qu’ils organisent.

Le cas particulier : sous-traitance

Dans le cas d’une prestation réalisée en sous-traitance, le prestataire doit recueillir les appréciations de deux parties.

D’abord, celles des bénéficiaires directement concernés par la formation. Ensuite, celles du donneur d’ordres qui a confié la prestation. Ces retours peuvent se faire par questionnaire, entretien ou compte-rendu.

L’important est de conserver des preuves claires et accessibles. Ainsi, lors d’un audit Qualiopi, vous pouvez montrer que chaque partie a été sollicitée et que leurs avis ont été pris en compte.

Obligations spécifiques et risques de non-conformité

Les obligations spécifiques aux CBC

Pour les bilans de compétences (CBC), certaines obligations sont spécifiques. Seules les appréciations des bénéficiaires et des équipes pédagogiques sont requises. Il est important de bien respecter ce périmètre pour éviter toute confusion lors de l’audit.

Points de vigilance : s’assurer que les questionnaires soient envoyés à toutes les personnes concernées et que leurs retours soient correctement archivés. Pensez aussi à relancer ceux qui n’ont pas répondu pour obtenir un échantillon représentatif.

Qu’est-ce qui génère une non-conformité ?

Une non-conformité survient lorsqu’un organisme ne respecte pas les exigences de l’indicateur 30.

Une non-conformité mineure peut apparaître si certaines parties prenantes n’ont pas été sollicitées pour donner leur avis, ou si un financeur n’a pas été contacté ou n’a pas participé aux webinaires.

Une non-conformité majeure se produit lorsque le système de collecte des appréciations est absent ou partiel, ou lorsqu’aucune preuve de recueil n’est disponible.

Par exemple, si un centre de formation n’a jamais envoyé de questionnaire de satisfaction à ses bénéficiaires, ou si aucun compte-rendu d’entretien n’existe, cela constitue une non-conformité majeure.

Ces situations peuvent paraître simples, mais elles peuvent avoir un impact direct sur l’audit Qualiopi.

Comment éviter les écarts ?

Chaque étape doit être clairement définie : qui solliciter, quand, et comment. Cela permet à toutes les parties prenantes de savoir à quoi s’attendre et garantit une collecte homogène des retours.

Gardez une traçabilité en notant chaque sollicitation et chaque retour, ce qui permet d’avoir une vue claire sur le parcours des appréciations et de repérer facilement ce qui manque. Pensez également à conserver des preuves concrètes, comme les questionnaires complétés, les comptes-rendus d’entretiens ou les synthèses d’analyse. Cela vous aide à rester organisé tout en montrant la solidité de votre démarche.

Préparer l’audit : quelles sont les bonnes pratiques ?

Questions à se poser pour vérifier sa conformité

Pour vérifier votre conformité à l’indicateur 30 Qualiopi, commencez par vous poser quelques questions simples.

Disposez-vous d’un système clair pour recueillir les appréciations ? Couvre-t-il toutes les parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, formateurs et entreprises ? Des relances sont-elles mises en place pour garantir un retour complet ? Et surtout, votre dispositif permet-il à chacun de s’exprimer librement et sincèrement ?

Vérifier ces points vous assure une collecte efficace et conforme.

Ce que l’auditeur va vérifier

Lors de l’audit, l’auditeur vérifie d’abord les documents pour s’assurer que les procédures de recueil des appréciations sont formalisées.

Il contrôle ensuite un échantillon de prestations pour voir si elles sont bien appliquées.

Il termine par comparer les procédures à la pratique pour confirmer que le système fonctionne et que chacun peut s’exprimer librement.

Et si vous prépariez l’indicateur 30 Qualiopi simplement avec EasyAdmin ?

Avec EasyAdmin, gérer et valoriser le recueil des appréciations devient simple et structuré.

Le kit complet inclut un kit de gestion documentaire avec des documents clairs et prêts à l’emploi. Il aide à organiser vos preuves, centraliser vos informations et suivre vos actions auprès des bénéficiaires, formateurs et financeurs.

Les audits blancs et check-lists permettent d’identifier les points à améliorer et de se préparer sereinement à l’audit officiel.

Ce qu’il faut retenir pour réussir l’indicateur 30 Qualiopi

L’indicateur 30 de Qualiopi vous invite à écouter les avis de vos bénéficiaires, formateurs, financeurs et partenaires. Recueillir ces retours régulièrement permet d’améliorer vos pratiques et de montrer votre engagement qualité.

Avec EasyAdmin, centraliser vos documents et suivre vos actions devient simple, pour vous préparer sereinement à l’audit.