Comprendre et appliquer l’indicateur 23 de Qualiopi

Beaucoup se sentent perdus lorsqu'il s'agit de mettre en place une veille réglementaire conforme à l’indicateur 23 Qualiopi. Pourtant, cette démarche est bien plus simple à intégrer qu’il n’y paraît, à condition de suivre les bonnes étapes. Découvrez comment mettre en œuvre l’indicateur 23 Qualiopi de manière efficace.

Qu’est-ce que l’indicateur 23 Qualiopi ?

Définition de l’indicateur 23 Qualiopi

L’indicateur 23 Qualiopi porte sur la mise en place d’une veille légale et réglementaire. Il exige des prestataires de formation qu’ils suivent les évolutions législatives et réglementaires liées à leurs activités.

Cette veille permet de garantir que les formations proposées respectent toujours les normes en vigueur.

L'importance de cet indicateur pour votre organisme de formation

Cet indicateur garantit que vous restez à jour avec les évolutions légales et réglementaires.

En mettant en place une veille approfondie, vous assurez non seulement la conformité de vos actions, mais vous améliorez également la qualité de vos prestations.

Cela vous permet d’offrir des formations adaptées, de renforcer la confiance de vos clients et de vous inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

Qui est concerné ?

L’indicateur 23 de Qualiopi touche plusieurs secteurs de la formation professionnelle. Il concerne les actions de formation continue, qui visent à améliorer les compétences des salariés et demandeurs d’emploi.

Les bilans de compétences sont également impactés, aidant les participants à mieux comprendre leurs aptitudes et projets professionnels.

La validation des acquis de l'expérience (VAE) entre aussi en jeu, permettant à chacun de faire reconnaître ses compétences acquises sur le terrain.

Et les centres de formation d'apprentis (CFA) doivent aussi intégrer cet indicateur pour garantir la qualité de leur offre et de leurs formations.

Les exigences de l’indicateur 23 Qualiopi

Le niveau attendu pour la mise en place de la veille légale et réglementaire

Le niveau attendu pour la mise en place de la veille légale et réglementaire est clair : il faut être proactif et suivre régulièrement les évolutions législatives et réglementaires.

Cela implique une veille continue, que ce soit par des abonnements à des publications spécialisées, la participation à des conférences ou l’adhésion à des réseaux professionnels.

Ces informations doivent ensuite être intégrées dans les pratiques quotidiennes de l’organisme et partagées avec les équipes via des communications internes.

Démontrer la conformité de la veille

Pour prouver la conformité de la veille, il est important de fournir des preuves tangibles de votre implication.

Cela inclut des abonnements à des revues spécialisées, des participations à des événements professionnels (salons, conférences), ou encore votre implication dans des groupes normatifs.

Vous devez également montrer que vous mettez à jour régulièrement vos supports d'information, comme vos publicités et contrats, afin qu’ils soient en phase avec les évolutions légales.

Ces éléments prouvent que la veille est activement suivie et intégrée dans vos pratiques quotidiennes.

Les preuves à fournir pour l’indicateur 23

Les types de preuves attendus par les auditeurs

Les auditeurs attendent des preuves simples et concrètes, comme :

• des abonnements à des newsletters ou des revues professionnelles,

• une adhésion à un réseau,

• la participation à un salon,

• des conférences spécialisées,

• des groupes de travail ou normatifs.

Il est important de prouver que la veille est bien utilisée. Cela passe par la mise à jour des supports, l’adaptation des contrats et l’intégration des règles CPF. Les informations doivent être transmises à toute l’équipe.

Le cas particulier de la VAE

Pour la VAE, une attention particulière est portée à la documentation : les dossiers sur les droits et les financementsdoivent être à jour.

Vous devez montrer que vous suivez les évolutions du cadre légal et des modalités de financement. Cela passe par des supports actualisés et accessibles.

Préparer son audit Qualiopi

Les questions à se poser avant l’audit

Avant un audit, il est important de se poser les bonnes questions pour être prêt.

Comment gérer la veille légale et réglementaire dans votre organisme ? Tout d’abord, il faut désigner une personne ou une équipe responsable de cette veille. Celle-ci doit suivre de près l’évolution des lois et des règlements qui impactent vos formations.

Ensuite, comment garantir l’exploitation efficace des informations collectées ? L'essentiel est de partager régulièrement les mises à jour avec votre équipe et d'intégrer les changements dans vos méthodes de travail. Cela peut se traduire par des formations internes ou des réunions hebdomadaires.

Les éléments vérifiés lors de l’audit

Lors de l’audit, plusieurs éléments sont vérifiés pour s’assurer de la mise en place de l’indicateur 23.

D’abord, un examen des solutions de veille permet de vérifier que l’organisme utilise les bons outils pour suivre les évolutions légales.

Ensuite, une vérification par échantillonnage assure que les résultats de cette veille sont bien exploités.

Enfin, un entretien avec le personnel permet de vérifier leur connaissance et leur utilisation des informations collectées.

Les risques liés à la non-conformité

Non-conformité mineure vs non-conformité majeure

Il existe deux types de non-conformité : mineure et majeure. La différence tient surtout à l’impact sur la qualité.

Une non-conformité mineure signifie que la veille est bien mise en place, mais pas exploitée. C’est souvent un oubli ou un manque de suivi.

En revanche, une non-conformité majeure est plus grave : la veille est absente ou incomplète.

Dans les deux cas, cela peut remettre en cause votre conformité à l’indicateur 23. Il est donc essentiel non seulement de faire de la veille, mais aussi de l’utiliser concrètement dans vos pratiques.

Impact sur la certification Qualiopi et les actions correctives

Une non-conformité à l’indicateur 23 peut freiner l’obtention ou le renouvellement de votre certification Qualiopi. Pour y remédier, commencez par analyser vos pratiques.

Mettez en place des actions simples : partage régulier des informations avec l’équipe, mise à jour des supports, preuve de l’impact sur vos formations.

L’objectif est de montrer que la veille n’est pas juste faite, mais utilisée concrètement.

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En résumé, voici comment mettre en œuvre l’indicateur 23 Qualiopi de manière efficace

L’indicateur 23 impose une veille légale et réglementaire active. Tous les organismes de formation sont concernés. Il faut suivre les évolutions de la loi et les intégrer dans ses pratiques. Des preuves concrètes sont attendues : abonnements, participations à des salons, mises à jour de documents, diffusion en interne. La veille doit être utilisée, pas seulement faite. En cas de non-conformité, des actions simples permettent de corriger le tir.

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Pour aller plus loin, découvrez aussi notre article dédié à l’indicateur 22 Qualiopi et ses exigences.