Indicateur 27 Qualiopi : vos obligations en cas de sous-traitance

La sous-traitance peut parfois sembler être un frein quand il s’agit de prouver votre conformité au Référentiel national qualité (RNQ). L’indicateur 27 de Qualiopi est justement là pour vous aider à garder le cap et à travailler sereinement avec vos partenaires. Beaucoup d’organismes de formation se laissent encore piéger par des erreurs simples : contrats incomplets, manque de charte qualité ou suivi trop léger des sous-traitants. EasyAdmin vous présente tout ce que vous devez savoir sur l’indicateur 27 Qualiopi.

Comprendre l’indicateur 27 Qualiopi

Qu’est-ce que l’indicateur 27 ?

L’indicateur 27 du Référentiel national qualité (RNQ) impose une règle claire. Si vous sous-traitez une action ou faites appel au portage salarial, vous restez responsable de la conformité Qualiopi.

Cela concerne toutes vos prestations : formation, VAE, bilan de compétences ou apprentissage.

L’objectif est simple : assurer la même qualité, que vous réalisiez la prestation vous-même ou par l’intermédiaire d’un partenaire.

En pratique, cet indicateur garantit une continuité de service et protège vos apprenants contre toute rupture dans le respect du référentiel.

Qui est concerné par cet indicateur ?

L’indicateur 27 concerne tous les prestataires de formation, sans exception.

Autrement dit, dès que vous faites appel à un sous-traitant ou au portage salarial, vous devez veiller à ce que la qualité reste au même niveau que si vous réalisiez la prestation vous-même.

Les catégories directement impactées sont :

• Les actions de formation continue, pour adultes ou salariés en montée en compétences ;

• Les bilans de compétences (CBC), pour accompagner les parcours professionnels ;

• La validation des acquis de l’expérience (VAE), pour certifier des savoir-faire déjà acquis ;

• Les CFA (Centres de formation d’apprentis), qui accueillent et forment les apprentis au quotidien.

Niveau attendu par Qualiopi en cas de sous-traitance

Les obligations du donneur d’ordre

En tant que donneur d’ordre, vous êtes le garant de la qualité de vos prestations, même lorsque vous faites appel à des sous-traitants.

Il s’agit de mettre en place des dispositifs simples mais efficaces pour vérifier que vos partenaires respectent les exigences du référentiel Qualiopi.

Même sans certification de leur part, vous pouvez assurer une continuité de qualité grâce à un suivi régulier, des échanges transparents et des outils clairs, pour que chaque formation reste à la hauteur des attentes de vos apprenants.

Les points clés à respecter

Pour rester conforme à l’indicateur 27 Qualiopi, il est essentiel de mettre en place quelques points clés simples mais efficaces.

Commencez par vérifier systématiquement les pratiques de vos sous-traitants : assurez-vous qu’ils respectent vos standards de qualité et les exigences du référentiel.

Ensuite, établissez un processus clair de sélection, de suivi et de pilotage : définissez vos critères dès le recrutement, formalisez vos attentes et contrôlez régulièrement leur application.

Cette rigueur, associée à un suivi bienveillant, vous permet de collaborer en toute confiance tout en garantissant la qualité de vos prestations.

Les éléments de preuves attendus lors d’un audit

Documents justificatifs incontournables

Les contrats de sous-traitance doivent inclure une clause rappelant les obligations Qualiopi, afin que chacun connaisse clairement ses responsabilités.

Il est également important de mettre en place un process de référencement et de recrutement pour vos formateurs sous-traitants, garantissant leurs compétences et leur engagement.

Une charte qualité signée ou un guide interne permet de partager vos bonnes pratiques et de montrer que toutes vos collaborations respectent le référentiel.

Risques et non-conformités à éviter

Ce que dit Qualiopi sur les non-conformités

Avec l’indicateur 27, il n’y a pas de demi-mesure : Qualiopi ne prévoit pas de non-conformité mineure.

Si un dispositif manque, même en partie, ou n’est pas correctement appliqué, cela devient automatiquement une non-conformité majeure.

Autrement dit, c’est à vous de vous assurer que tout est en place et suivi correctement pour vos sous-traitants. En anticipant ces points, vous évitez les mauvaises surprises lors de l’audit.

Exemples de situations à risque

Certaines situations peuvent mettre votre organisme en difficulté lors d’un audit Qualiopi.

L’absence de charte ou de clause contractuelle claire avec vos sous-traitants laisse planer un doute sur le respect des exigences du référentiel.

De même, un process de vérification non appliqué ou seulement partiellement suivi empêche de s’assurer que la qualité est réellement respectée.

Même un non-respect identifié lors d’un échantillonnage, aussi ponctuel soit-il, peut suffire à générer une non-conformité majeure.

Se préparer à l’audit Qualiopi avec des sous-traitants

Les bonnes questions à se poser en amont

Avant même de préparer votre audit Qualiopi, il est essentiel de vous poser les bonnes questions.

Quelles dispositions concrètes avez-vous mises en place pour garantir la conformité de vos sous-traitants ? Sont-elles réellement appliquées au quotidien et bien tracées dans vos documents ? Vos partenaires sont-ils contrôlés régulièrement pour s’assurer qu’ils respectent vos exigences qualité ?

Ces interrogations simples, mais indispensables, vous permettront d’anticiper les risques et de montrer à l’auditeur que votre démarche n’est pas seulement formelle, mais bien vivante et suivie dans le temps.

Ce que l’auditeur vérifiera

Lors de l’audit, l’auditeur va surtout se concentrer sur ce qui est réellement appliqué.

Il commencera par analyser vos documents : contrats de sous-traitance, chartes qualité et process internes.

Ensuite, il effectuera une vérification par échantillonnage pour s’assurer que ces dispositions ne restent pas théoriques et sont bien respectées sur le terrain.

Cela permet de vérifier que vos sous-traitants et salariés portés respectent les mêmes standards de qualité que vous et que votre conformité est solide et durable.

Cas particulier : la FOAD et les sous-traitants

La nécessité de vérifier les compétences digitales

Le digital learning prend une place centrale dans la qualité des formations à distance, et il est essentiel que vos partenaires maîtrisent les outils et méthodes adaptés.

Contrôler régulièrement la mise à jour de leurs compétences vous assure non seulement la conformité à l’indicateur 27, mais garantit aussi une expérience d’apprentissage fluide et professionnelle pour vos apprenants.

Bonnes pratiques pour rester conforme

Assurez-vous que vos intervenants externes bénéficient d’une formation continue adaptée à leurs missions et aux évolutions du référentiel Qualiopi.

Pensez également à tracer régulièrement la mise à jour de leurs compétences : un suivi clair et documenté permet non seulement de sécuriser vos audits, mais aussi de valoriser le professionnalisme de vos partenaires.

EasyAdmin : votre allié pour maîtriser l’indicateur 27 Qualiopi

EasyAdmin vous accompagne avec des méthodes concrètes pour simplifier votre organisation et sécuriser vos processus.

Nos kits complets mettent à votre disposition des documents prêts à l’usage, clairs et conformes, pour vous faire gagner du temps tout en structurant votre démarche.

Grâce au kit de gestion documentaire, vous pouvez organiser vos preuves facilement et assurer une veille régulière sans stress.

Les audits blancs vous permettent d’évaluer votre préparation, d’identifier les points à améliorer et d’aborder l’audit officiel avec confiance.

Nos check-lists détaillées vous accompagnent étape par étape, pour ne rien oublier et garantir votre conformité.

Pour résumer, voici ce que vous devez retenir d’Indicateur 27 Qualiopi

L’indicateur 27 Qualiopi rappelle que la qualité reste votre responsabilité, même avec des sous-traitants ou du portage salarial. Mettez en place des processus clairs et suivez régulièrement les compétences de vos partenaires. Documentez vos preuves et formalisez vos attentes pour sécuriser vos prestations. Utilisez des outils pratiques, comme ceux d’EasyAdmin, pour gagner en sérénité avant l’audit. Respecter ces bonnes pratiques renforce la qualité de vos formations et la confiance de vos apprenants.

Préparez l’indicateur 27 en découvrant notre guide pratique sur l’indicateur 26 Qualiopi.