Certification Qualiopi : comment répondre au critère 7 ?

Le critère 7 est essentiel dans la certification Qualiopi. Il vise à recueillir les retours, traiter les réclamations et améliorer en continu les pratiques de l’organisme. Mais concrètement, que faut-il mettre en place pour répondre aux attentes de l’auditeur ? Et surtout, quelles preuves faut-il présenter ? Découvrez avec EasyAdmin comment répondre aux exigences du critère 7 de la certification Qualiopi.

Certification Qualiopi : que demande le critère 7 ?

Le critère 7 de la certification Qualiopi porte sur l’amélioration continue des prestations. Il vise à recueillir les retours des bénéficiaires et des différentes parties prenantes, à identifier les difficultés rencontrées et à mettre en place des actions pour améliorer ses pratiques.

Lors de l’audit, l’auditeur vérifie surtout que cette démarche est réellement appliquée. Il attend donc des éléments concrets et des preuves qui permettent de la démontrer.

À qui s’adressent les dispositifs de recueil ?

Les dispositifs de recueil doivent prendre en compte les différentes personnes impliquées dans vos actions de formation.

Il s’agit bien sûr des bénéficiaires ou apprenants, mais aussi des entreprises clientes, des financeurs et de votre équipe pédagogique.

Chacun peut apporter un regard différent sur la qualité de vos prestations.

Recueillir ces avis permet ainsi d’identifier plus facilement les points forts, les difficultés rencontrées et les éventuelles pistes d’amélioration.

Comment répondre à l’indicateur 30 : recueillir les appréciations ?

L’indicateur 30 demande de recueillir les appréciations des différentes parties prenantes après une prestation de formation. Il ne suffit donc pas de proposer une simple enquête de satisfaction. L’objectif est de recueillir des retours utiles pour mieux comprendre l’expérience vécue et identifier les points à améliorer.

Quelles preuves présenter à l’auditeur ?

Pour répondre à l’indicateur 30, vous devez pouvoir montrer que vous recueillez bien les avis de vos bénéficiaires et des autres parties prenantes. Pensez à conserver toutes les traces de votre démarche. Elles permettront à l’auditeur de vérifier que le recueil des appréciations est bien mis en place.

Vous pouvez notamment présenter :

• Des questionnaires de satisfaction remplis par les bénéficiaires ;

• Des enquêtes à chaud et à froid pour recueillir les avis à différents moments ;

• Des comptes rendus d’entretiens lorsque les retours sont recueillis à l’oral ;

• Des tableaux de synthèse pour présenter et analyser les résultats obtenus ;

• Des traces de relance, si vous sollicitez à nouveau les personnes qui n’ont pas répondu.

Pour en savoir plus sur le recueil des appréciations et bien préparer cet indicateur, découvrez notre article « Qualiopi Indicateur 30 : Comment réussir le recueil des appréciations ? ».

Comment répondre à l’indicateur 31 : traiter les réclamations et les difficultés ?

L’indicateur 31 demande à l’organisme de formation de prévoir une démarche claire pour traiter les réclamations, les difficultés et les aléas rencontrés. Une réclamation correspond à une insatisfaction exprimée par une partie prenante. Une difficulté désigne plutôt un problème rencontré au cours de la prestation. Un aléa est, quant à lui, un événement imprévu qui peut perturber son bon déroulement.

Même si aucune réclamation n’a encore été reçue, il est important de formaliser une procédure. Celle-ci doit préciser les différentes étapes : réception et enregistrement du problème, analyse de la situation, réponse apportée et suivi jusqu’à sa résolution.

L’objectif est de montrer à l’auditeur que chaque situation est prise au sérieux et fait l’objet d’un véritable suivi.

Un dispositif absent ou insuffisant peut entraîner une non-conformité majeure lors de l’audit Qualiopi.

Quels documents peuvent servir de preuves ?

Pour répondre à l’indicateur 31, plusieurs documents peuvent servir de preuves.

Vous pouvez notamment présenter votre procédure de traitement des réclamations et un registre ou tableau de suivi.

Les accusés de réception et les réponses apportées aux réclamations permettent également de montrer que chaque demande est bien prise en compte.

Pensez à conserver les traces des actions correctives mises en place.

Pour approfondir le sujet et découvrir les bonnes pratiques à mettre en place, consultez notre article «Indicateur 31 Qualiopi : comment gérer efficacement réclamations, difficultés et aléas en formation ».

Comment répondre à l’indicateur 32 : mettre en place une amélioration continue ?

Recueillir les avis ne suffit pas. Dans le cadre de la certification Qualiopi, vous devez montrer que ces retours sont analysés et qu’ils permettent de faire évoluer vos pratiques.

Vous pouvez ensuite mettre en place des actions concrètes, comme revoir un support de formation, améliorer l’accueil des bénéficiaires ou modifier une procédure. Il est également important de suivre ces actions dans le temps et de vérifier qu’elles ont réellement apporté une amélioration.

L’auditeur doit ainsi pouvoir constater que les retours recueillis donnent lieu à des actions concrètes et suivies.

Quelles preuves présenter pour l’indicateur 32 ?

Pour répondre à l’indicateur 32, vous devez pouvoir montrer que les retours recueillis sont réellement utilisés.

Plusieurs preuves peuvent être présentées à l’auditeur : analyse des questionnaires, tableau des axes d’amélioration, plan d’actions et suivi des actions correctives.

Pensez également à conserver un bilan de l’efficacité des actions mises en place.

L’objectif est de démontrer que votre démarche ne s’arrête pas au recueil des avis, mais qu’elle permet d’améliorer concrètement vos pratiques.

Découvrez aussi notre article « Indicateur 32 Qualiopi : exploiter les retours clients pour s’améliorer ».

Besoin d’aide pour mettre en œuvre le critère 7 de la certification Qualiopi ?

Le critère 7 demande de mettre en place une véritable démarche d’écoute et d’amélioration. Entre le recueil des avis, le suivi des réclamations et la mise en place d’actions correctives, il peut être difficile de savoir par où commencer. EasyAdmin vous accompagne pour structurer votre démarche et répondre aux exigences de la certification Qualiopi.

Des outils adaptés à votre organisation

Questionnaires de satisfaction, tableaux de suivi, registre des réclamations… EasyAdmin vous aide à mettre en place des outils simples et adaptés à votre fonctionnement. L’objectif est de faciliter votre quotidien tout en conservant les preuves nécessaires.

Un accompagnement pour passer de l’analyse à l’action

Recueillir les retours ne suffit pas. Encore faut-il les analyser et en tirer des actions concrètes. EasyAdmin vous aide à identifier vos axes d’amélioration et à assurer leur suivi dans le temps.

Une démarche qualité qui vous ressemble

Le critère 7 ne doit pas être une contrainte supplémentaire. L’accompagnement EasyAdmin vous permet de construire une organisation claire, cohérente et durable, sans multiplier les documents inutiles.

FAQ sur le critère 7 de la certification Qualiopi

Le critère 7 est-il obligatoire pour tous les organismes ?

Oui, le critère 7 fait partie du référentiel de la certification Qualiopi. Les exigences peuvent varier selon les activités de l’organisme, mais une démarche d’écoute et d’amélioration doit être mise en place.

Quelles actions faut-il mettre en place pour répondre au critère 7 ?

Vous devez notamment recueillir les appréciations des parties prenantes, prévoir une procédure de traitement des réclamations et mettre en place des actions d’amélioration lorsque cela est nécessaire.

Que faire si je n’ai reçu aucune réclamation ?

Ce n’est pas un problème. Vous devez simplement pouvoir démontrer que vous disposez d’une procédure pour recueillir et traiter les réclamations si elles se présentent.

Quelles preuves présenter lors de l’audit Qualiopi ?

Questionnaires de satisfaction, tableaux de suivi, registre des réclamations ou encore plans d’action peuvent servir de preuves. L’essentiel est de montrer que votre démarche est réellement mise en œuvre.

Le plan d’amélioration est-il obligatoire ?

Vous devez surtout démontrer que les retours recueillis sont analysés et qu’ils donnent lieu à des actions lorsque des améliorations sont nécessaires.

En résumé : les points essentiels à retenir sur le critère 7 de la certification Qualiopi

Le critère 7 de la certification Qualiopi s’inscrit dans une démarche simple : écouter, analyser et améliorer. Vos retours, réclamations et actions d’amélioration doivent être suivis et facilement justifiables lors de l’audit. Avec EasyAdmin, vous pouvez structurer cette démarche, disposer des bons outils et gagner en sérénité dans la préparation de votre certification Qualiopi.