Certification Qualiopi : maîtriser le critère 5 étape par étapes à adopter toute l’année

Le critère 5 de la certification Qualiopi est souvent moins redouté que d'autres. Pourtant, il joue un rôle important. Il permet de démontrer que votre organisme dispose des ressources humaines, pédagogiques et techniques nécessaires pour proposer des prestations de qualité. Découvrez comment les objectifs du critère 5, les indicateurs concernés et les bonnes pratiques pour préparer votre audit en toute confiance.

À quoi sert le critère 5 dans la certification Qualiopi ?

L'objectif du critère 5 du Référentiel National Qualité

Le critère 5 du Référentiel National Qualité a pour objectif de garantir que votre organisme dispose des moyens nécessaires pour proposer des prestations de qualité.

Il s'intéresse aux ressources humaines, aux outils pédagogiques et aux équipements mis à disposition des apprenants.

L'idée est simple : des intervenants compétents et des moyens adaptés permettent d'offrir un accompagnement efficace et une meilleure expérience de formation.

Lors de l'audit Qualiopi, vous devez donc être en mesure de démontrer que ces ressources sont bien présentes, adaptées à vos prestations et régulièrement mises à jour.

Pourquoi ce critère est stratégique lors d'un audit

L'auditeur cherche avant tout à vérifier que votre organisme dispose des ressources nécessaires pour proposer des prestations de qualité. Il ne suffit pas d'affirmer que tout est en place, il faut pouvoir le démontrer.

Les erreurs les plus fréquentes concernent des preuves incomplètes, des documents non mis à jour ou un manque de suivi des compétences des formateurs et intervenants.

Pour répondre aux attentes de l'auditeur, préparez des éléments concrets comme :

· les CV des formateurs ;

· les attestations de formation ;

· l'inventaire des ressources pédagogiques et techniques ;

· les procédures de gestion des intervenants externes.

Quels indicateurs composent le critère 5 ?

Le critère 5 de Qualiopi comprend plusieurs indicateurs liés aux moyens mis en œuvre par l’organisme. Leur application dépend de votre activité : formation, VAE, apprentissage ou bilan de compétences. Il est donc important d’identifier les indicateurs qui vous concernent pour préparer votre audit.

Indicateur 19 : mettre à disposition des ressources pédagogiques et techniques adaptées

L’indicateur 19 vérifie que l’organisme de formation met à disposition des moyens adaptés aux besoins des apprenants. L’objectif est de garantir de bonnes conditions d’apprentissage, avec des ressources accessibles, fonctionnelles et cohérentes avec la prestation proposée.

Pour répondre à cette exigence, il est important de pouvoir présenter des preuves concrètes. Il peut s’agir de supports pédagogiques à jour, d’une plateforme LMS utilisée pour les formations à distance, de salles équipées, de matériel informatique adapté ou encore de licences logicielles nécessaires aux apprentissages.

Pour aller plus loin, consultez notre article « Indicateur 19 Qualiopi : Faciliter l’accès et l’appropriation des ressources pédagogiques » afin de découvrir les exigences précises de cet indicateur et les bonnes pratiques pour préparer votre audit.

Indicateur 20 : assurer la qualification et le développement des compétences des intervenants

L’indicateur 20 Qualiopi demande aux organismes de formation de démontrer que leurs intervenants disposent des compétences nécessaires et qu’ils les développent régulièrement.

Lors d’un audit Qualiopi, l’organisme doit présenter les preuves attendues pour justifier la qualification de ses formateurs : CV, diplômes, attestations de formation, suivi de la veille métier ou encore plan de développement des compétences.

Une bonne gestion des compétences permet de garantir la qualité des prestations et de limiter les risques de non-conformité lors de l’audit.

Pour connaître en détail les exigences de cet indicateur, les critères d’évaluation et les documents à préparer, consultez notre article « Certification Qualiopi : tout savoir sur l’indicateur 20 ».

Indicateur 21 : encadrer les sous-traitants et intervenants externes (si applicable)

L’indicateur 21 vise à s’assurer que les intervenants externes mobilisés par l’organisme disposent des compétences nécessaires pour assurer des prestations de qualité. Cela passe par un processus de sélection clair, des contrats adaptés et un suivi régulier de leurs interventions.

L’organisme doit également être en mesure de prouver qu’il évalue les prestations réalisées et qu’il accompagne le développement des compétences de ses intervenants.

Les indicateurs applicables peuvent varier selon le type d’activité certifiée. Il est donc important d’identifier les exigences qui concernent votre organisme et de préparer les preuves adaptées.

Découvrez notre article « Indicateur 21 Qualiopi : Valoriser les compétences des intervenants » pour en savoir plus sur les bonnes pratiques à mettre en place.

Comment répondre efficacement aux exigences du critère 5 avec un accompagnement adapté ?

Pour réussir son audit Qualiopi, il ne suffit pas de disposer des ressources nécessaires : il faut aussi être capable de démontrer leur pertinence et leur suivi. Un accompagnement spécialisé comme celui proposé par EasyAdmin permet aux organismes de formation de structurer leur démarche et de préparer les preuves attendues.

Étape 1 : identifier les ressources disponibles

Commencez par recenser vos moyens humains, pédagogiques et techniques : compétences des formateurs, supports de formation, équipements, outils numériques et documents qualité. Cette étape permet d’identifier les éventuels écarts avec les exigences du critère 5.

Étape 2 : formaliser les procédures

Les ressources doivent être intégrées dans une organisation claire : responsabilités définies, modalités de mise à jour et classement des preuves. EasyAdmin accompagne les professionnels dans la structuration de leurs processus qualité afin de répondre aux attentes des auditeurs.

Étape 3 : suivre les compétences des équipes

Le suivi des formateurs est un point essentiel : formations suivies, certifications, expériences et actions de veille doivent être tracées et régulièrement mises à jour.

Étape 4 : préparer les preuves pour l’audit

La dernière étape consiste à rendre les preuves facilement accessibles et compréhensibles lors de l’audit.

Cela implique :

• un classement documentaire structuré ;

• des dossiers de preuves complets ;

• des documents à jour et cohérents avec les pratiques réelles de l’organisme.

Grâce à son accompagnement à la certification Qualiopi, EasyAdmin permet aux organismes de formation d’aborder leur audit avec une démarche claire, organisée et sécurisée.

En conclusion : Certification Qualiopi, maîtriser le critère 5 étape par étape pour réussir son audit

Le critère 5 de Qualiopi a un objectif simple : s’assurer que votre organisme dispose des bonnes ressources pour accompagner efficacement les apprenants. Pour réussir votre audit, il est essentiel de pouvoir démontrer que vos moyens humains, pédagogiques et techniques sont adaptés, suivis et régulièrement mis à jour.

Pour être prêt, il est important d’anticiper, de structurer ses pratiques et de conserver des preuves à jour. En vous faisant accompagner par EasyAdmin, vous disposez d’un soutien pour organiser votre démarche qualité, répondre aux exigences du Référentiel National Qualité et aborder votre certification Qualiopi avec plus de confiance.